Aprenda a Administrar seu Tempo

Definição:

                        É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é , com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

O Gerente de Informática e o seu tempo:

                        Um dos maiores problemas, para todos e que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário.

                        Peter Drucker, diz que o gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo , ao invés de ser por ele dominado.

Passos fundamentais para se alcançar um melhor uso do tempo:

Ø  Quantificar como ele é utilizado atualmente;

Ø  Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação;

Ø  Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.

O gerente pode tentar classificar as atividades que dominam o seu dia, como:

Ø  Documentação – para leitura / assinatura;

Ø  Entrevistas – envolvendo você e outra pessoa, seja subordinado, colega ou superior;

Ø  Reuniões – envolvendo três ou mais pessoas;

Ø  Telefonemas – recebidos e emitidos.

                         A seguir, verifique quais destas tarefas só poderão ser feitas por você mesmo, quais as que podem ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a outras pessoas, sem prejuízo de qualidade, mas que no momento estão lhe roubando preciosas horas.

Alguns pontos de estrangulamento detectados:

 Ø  Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada;

Ø  Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as entrevistas;

Ø  Agende e divulgue as reuniões;

Ø  Discipline-se na utilização do telefone, ou seja “Fale somente o necessário.”.

                          É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir  50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.

 O que fazer com o tempo ganho?

                           Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário)  só sua na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então :

 Ø  Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa;

Ø  Pare e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as novas admissões;

Ø  Redescubra-se como gerente e como pessoa;

Ø  Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;

Ø  Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;

Ø  Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias;

Ø  Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação.

                         Até agora vimos todas as características para que um gerente de informática administre melhor o seu tempo, então vamos dar mais sugestões para todo tipo de gerente de qualquer área e para todas as pessoas que não conseguem administrar o seu tempo.

Benefícios obtidos com uma melhor  administração do tempo:

 Ø  Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;

Ø  Permite aproveitar mais a vida;

Ø  Possibilita maior domínio e controle do trabalho;

Ø  Evita pressão interna e pressões externas;

Ø  Segurança e objetividade do trabalho;

Ø  Aumenta a produtividade;

Ø  Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;

Ø  Combate celulite e flacidez, melhora o condicionamento físico.

                        A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada.

                       Fatores a serem observados que contribuem para modificar-mos algumas atitudes através de nossa própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos:

Ø  Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes ?

Ø  Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação a longo prazo ?

Ø  Nossas atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas ?

Ø  As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas ?

Ø  Estamos realizando tarefas desnecessárias ?

Ø  Estamos pulando de tarefa em tarefa sem conclui-las ?

 Pronto temos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos mudar está em cada um de nós.

Desperdiçadores do tempo:

 Ø  Não definição / Classificação das metas;

Ø  Não fazer plano diário;

Ø  Prioridades não claras/ falta prioritização ;

Ø  Alteração constantes de ordens e de prioridades;

Ø  Não antecipar prováveis  acontecimentos futuros e não se preparar para eles;

Ø  Não se prevenir contra problemas rotineiros;

Ø  Empreendendo mais do que pode menos estimativa de tempo não realista;

Ø  Sobrecarga de trabalho;

Ø  Atrasos;

Ø  Barulho;

Ø  Desorganização pessoal;

Ø  Arquivos desorganizados;

Ø  Responsabilidade e autoridades confusas;

Ø  Não se ajustar a mudanças;

Ø  Treinamento deficiente;

Ø  Excesso de controle e Reuniões improdutivas;

Ø  Fazer eu próprio / não delegar;

Ø  Não saber dizer não ;

Ø  Excesso de material para ler;

Ø  Excesso de comunicação;

Ø  Falta de comunicação;

Ø  Inexistência de padrões / critérios;

Ø  Falta de diretrizes;

Ø  Não adaptação / resistências à mudanças.

Conclusão:

                          O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo pois ele proporciona oportunidades iguais para todos.

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